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パソコン内に保存されているファイルを瞬時に検索できるようにしよう


 むかし作成したファイル、どこに保存したっけ?
 確か○○というようなファイル名で保存したような覚えがあるんだけど、どこに保存したのか覚えていない…。
 こんなことありませんか?

 そんな時は「Everything」というフリーソフトを使ってみてください。
 「Everything」は、エクスプローラでファイルの保存先までフォルダの階層を辿って探さなくても、ファイル名でファイルを検索して引き出せるようになるWindows用のフリーソフトです。


 ファイルの検索なんて、エクスプローラでもできるよね?なんて思わないで下さい。
 Windows標準で利用できるファイルの検索は、検索時間が非常に掛かる上、検索文字に対するファイルの検索結果があいまいな事が多く、あまり当てになりません。

 その点「Everything」の検索は、検索文字を入力している最中から検索結果が表示されるほどの高速検索。
 しかも、検索対象のフォルダはパソコンのどのフォルダに保存してあっても検索されるという優れもの。
 これならどこに保存したのか忘れてしまってもファイル名の一部を覚えていれば直ぐに見つけ出すことができます。

 この整理方法に慣れると、ファイルはフォルダに整理して管理するよりも、自分なりのファイル名のルールをつけて保存して、必要な時は検索して引き出したほうがずっとストレスにならず効率が良いことに気づくはずです。

Everythingをインストールする

 公式ホームページから最新のEverythingをダウンロードします。
 執筆時点の最新版はバージョン1.4.1.895です。



 Download Installer から32ビット版、または64ビット版をダウンロードして、インストーラーを実行します。

 Webページは英語のサイトですが、アプリケーションは日本語で表示されるので英語がわからなくても安心です。


 画面の手順に従ってセットアップを進めていきます。
 設定は特に理由が無ければ初期状態のままで良いでしょう。
 インストールオプションの「NTFS indexing」の項目は検索エンジンをWindowsのサービスとして実行するか否かの設定で、私は「Everythingサービスをインストール」を選択して使っています。


 セットアップを完了してEverythingを実行させると、タスクトレイにアイコンが登録されます。
 最初はファイルのインデックスに少し時間が掛かりますが、数十秒から数分でファイル全体のインデックスが作成され、検索窓でファイル名を入力してファイルを瞬時に検索できるようになります。


よく使う検索方法

  • 単一の語句で検索するとその語句をファイル名に含むファイルを検索できます。
    例:報告書
  • 半角の「*」(アスタリスク)を使ってワイルドカードとして検索できます。
    例:*.doc
  • 語句の前に半角の「!」(ビックリマーク/エクスクラメーションマーク)を付けて検索すると語句を含まない検索ができます。
    例:!報告書
  • 半角スペースで区切っが語句で検索するとAND検索になります。
    例:報告書 doc
  • 半角の「|」(縦棒/パイプ)で区切った語句で検索するとOR検索になります。
    例:報告書|doc
  • 「folder:」に続く語句で検索するとフォルダを検索できます。
    例:folder:報告書
  • 「path:」に続く語句で検索するとファイルパスでファイルを検索できます。
    例:path:報告書



使いやすく自分好みに設定

◇NAS等の共有フォルダも検索できるように設定する
 社内ネットワーク等の共有フォルダも検索できるようにするには、検索対象フォルダに共有フォルダを登録しておきます。
 Everythingの「ツール」メニューから「オプション」を選択して設定画面を開き、検索データの「フォルダ」に共有フォルダを追加します。

 ネットワークに負荷が掛からないよう、1日に1回程度、インデックスを更新する時間を設定するとよいでしょう。

◇検索窓を表示した時点では検索結果を表示しないように設定する
 オプション画面の全般「結果」の検索ワードが未入力のとき、結果を隠すのチェックをONにすると、語句を入力するまでファイルの一覧が表示されなくなります。


◇ホットキーでサッと検索窓を表示するように設定する
 オプション画面の全般「キー割当」の検索ウインドウの表示・非表示の欄に呼び出したいショートカットキーを登録しておくと、いつでも検索窓を表示できるようになります。
下の画面の例では「Ctrl + Shift + F」を設定しています。こうすることで他の作業をしている際でもCtrlShiftFキーを押すといつでもEverythingの検索画面を表示できるので便利です。

 また私は一覧から「ファイル(F)|選択したものを開き、同時にEverythingを終了します。」に結果一覧画面に「Shift + Enter」キーを設定しています。これは検索したファイルやフォルダを選択した状態でShiftキーを押しながらEnterキーを押すと対象のフォルダやファイルを開いたらEverythingの検索画面を閉じるための設定です。

 より効率よく検索できるようにするためファイルを保存する際にはファイル名に命名ルールを付けて保存することをおすすめします。

Everythingのダウンロード
ドキュメントは保存時のファイル名やフォルダ名にルールを付けて整理しよう

仕事効率化トピックス

今やパソコンの基本的な操作ができるのは社会人としては当たり前の時代。欲を言えばパソコンに使われる側ではなく、使いこなす側に立ちたいものです。このサイトでは主にWindowsパソコンを使った作業効率化に繋がるトピックスを紹介しています。ちょっとした工夫で作業時間の短縮が計れるものも多くあります。難しい言葉をできるだけ使わないで紹介しています。皆様の参考になるものがあれば嬉しいです。

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