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ドキュメントは保存時のファイル名やフォルダ名にルールを付けて整理しよう


 例えば企画書やイベントのチラシなど、ワードやエクセルなどで作成したドキュメントは保存する際、どのようなファイル名でどこに保存していますか?

 Windows標準の「ドキュメント」フォルダ直下に企画名やイベント名などのタイトル名のみで保存してごちゃごちゃ状態になっていませんか?

 それでは保存ファイルが少ない内はまだ良いのですが、ファイル数が多くなってくると必要なファイルを探し出すのが大変です。

 そこでオススメしたい整理方法がファイルやフォルダ名の命名にひと工夫して、必要なファイルを探しやすく、古い似たファイルを間違えて開かないようにするルール付です。


 起点フォルダは「ドキュメント」でも良いのですが、そのフォルダ直下に直接ファイルを保存するのではなく、「テンプレート」や「企画書関係」、「提案書関係」などの大分類となるサブフォルダを作成し、その中に保存するようにしていきます。


ファイル名は先頭に日付を付ける

 ファイルを保存する際にはファイル名は「基準となる年月日」+「ドキュメントのタイトル」の様にルール付して命名します。

 基準となる年月日とは、企画書であれば「提出日」、イベントのチラシ等であれば「開催日」などです。
 例えば2019年1月17日に開催予定のセミナーチラシであれば、「20190117_働き方改革セミナー関係.docx」の様に何の資料なのかが分かりやすい「タイトル」と、その前に半角数字で年・月・日を追加したフォルダ名にします。
 ※この時の日付は桁数を統一化する為、1桁の月日(1月~9月、1日~9日)の場合には頭に「0」(ゼロ)を付けて2桁で揃えます。


 こうすることで、エクスプローラ等で参照した際に、日付順に並び替えられるので紛らわしい古いファイルを誤って開いてしまうことが少なくなります。


関連ファイルがある場合は更にサブフォルダを作る

 企画書やチラシなど、単一のファイルで構成された資料ばかりとは限りません。

 関連資料などがある場合は、さらにサブフォルダを作成して同じフォルダ内にまとめておくと整理する際に誤って関連ファイルを削除してしまうことがなくなります。
 そしてそのサブフォルダ名もファイル名の命名ルールと同様に「基準となる年月日」+「ドキュメントのタイトル」というルールでフォルダ名を付けておきます。

 作成した時点では単一のファイルでも、関連ファイルが必要になった時点でサブフォルダを作成してまとめておくと良いでしょう。



ファイル検索しやすくなります

 ファイル名やフォルダ名の命名ルールを決めることで検索効率が飛躍的に向上します。

 エクスプローラで直接参照しても良いのですが、フリーソフト「Everything」を導入すると検索効率が格段にアップします。

 例えば「Everything」でセミナー名(働き方改革)や、開催日(20190117)と入力すれば関連ファイルを一瞬で検索できるので飛躍的に仕事が捗るようになります。


パソコン内に保存されているファイルを瞬時に検索できる「Everything」

仕事効率化トピックス

今やパソコンの基本的な操作ができるのは社会人としては当たり前の時代。欲を言えばパソコンに使われる側ではなく、使いこなす側に立ちたいものです。このサイトでは主にWindowsパソコンを使った作業効率化に繋がるトピックスを紹介しています。ちょっとした工夫で作業時間の短縮が計れるものも多くあります。難しい言葉をできるだけ使わないで紹介しています。皆様の参考になるものがあれば嬉しいです。

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